یاران نزدیک امام خمینی می‌گویند: «حضرت امام، آن چنان برای شبانه‌روزش برنامه داشت که دوستان و نزدیکانش هرجا که بودند، می‌دانستند که امام در این ساعت به انجام دادن چه کاری مشغول است. برنامه او به قدری دقیق بود که آشنایان، کارهای خود را با ورود او به صحن مبارک حضرت امیرالمؤمنین (علیه السلام) تنظیم می‌کردند».

اهمّیت زمان و برنامه‌ریزی:

 اهمیّت زمان و عمر بر هیچ خردمندی پوشیده نیست، به طوری که هیچ انسان موفقی را در عالم نمی‌توان یافت که توفیق خود را مرهون بهره‌وری درست از عمر خود نداند.

زمان، باارزش‌ترین وجه زندگی و سرمایه‌ای است که خداوند متعال در اختیار انسان قرار داده است. بسیاری از امکانات، ممکن است پس از رفتن، دوباره به دست آیند؛ امّا زمان، همانند تیری که از کمان رها شود، هرگز باز نمی‌گردد. زمان را نه می‌توان حفظ کرد و نه دوباره تسخیر نمود.

قدر وقت ار نشناسد دل و کاری نکند

بس خجالت که از این حاصل اوقات بریم.

خداوند منّان به منظور بیان اهمیّت «زمان» و «وقت»، بیش از بیست مرتبه در قرآن کریم با واژه‌های مختلف به آن قسم یاد کرده است و بهره‌وری سریع از زمان را با آیه :«به سوی بخشایش پروردگارتان بشتابید» به منظور رسیدن به اهداف عالی، ترغیب نموده است.

راز موفقیت: 

در حقیقت، موفقیت و شکست هر کس بستگی به عواملی چند دارد که اساسی‌ترین آنها، داشتن برنامه و نظم در کار است. برنامه‌ریزی صحیح در زندگی و استفاده بهینه از «زمان»، میزان موفقیت یا شکست افراد را مشخص می‌سازد.

همسر گرامی شهید مرتضی مطهری که عمری با او زیسته، درباره رعایت نظم و برنامه توسط ایشان در امور فردی و اجتماعی می‌گوید: «استاد مطهری در تنظیم وقت، ابتکاری عجیب داشت و اوقات شبانه‌روزی خود را چنان تنظیم می‌نمود که به تمام کارهایش می‌رسید. گویا خداوند به وقت او برکت داده بود».

به یقین یکی از مهم‌ترین رموز موفقیت آن اندیشمند بزرگ، نظم و برنامه‌ریزی کارها و وظایف شبانه‌روزی، هفتگی، ماهیانه و سالیانه خود بوده است.

افسوسِ بی‌فایده:

 انسان‌ها همواره افسوس زمان از دست رفته را می‌خورند؛ ولی برای زمان حال و آینده، برنامه مؤثری طرح نمی‌کنند. برای استفاده از زمان باقی مانده باید به گونه‌ای برنامه‌ریزی کرد که حتی یک لحظه هم تلف نشود. در غیر این صورت، حاصل عمر، پشیمانی خواهد بود.

حاصل عمرِ تلف کرده و ایامِ به لهو

گذرانیده، به‌جز حیف و پشیمانی نیست!

اغلبِ انسان‌ها از کمبود وقت، شِکوه دارند، درحالی که در واقع، کمبود وقت وجود ندارد. در هر روز، 24 ساعت (یعنی 1440 دقیقه) زمان داریم. مشکل در نداشتن مهارت و برنامه‌ریزی صحیح برای استفاده از آن است.

آیا می‌دانید یک عمر هفتاد ساله چگونه می‌گذرد؟ بر اساس تحقیقات انجام شده، گذر عمر هفتاد ساله به طور متوسط، چنین است: 25 سال در خواب، 8 سال صرف مطالعه، تحصیل و یادگیری،6 سال در استراحت و بیماری، 7 سال صرف تفریح و تعطیلات، 5 سال در رفت و آمد، 4 سال صرف خوردن و آشامیدن،3 سال صرف آمادگی جهت انجام دادن فعالیت‌های فوق و به این ترتیب، فقط دوازده سال صرف کار مفید می‌شود.

امروزه دانش مدیریتِ بهره‌وری از زمان، و مهارتِ برنامه‌ریزی در امور، عهده‌دار ارائه فنون مناسب جهت استفاده بهینه از زمان و زندگی به شمار می‌رود.

کارکرد مدیریت زمان:

 استفاده بهینه از زمان و کوشش برای اجرای برنامه‌ها با جدّیت و تلاش تمام، و اجازه ندادن به دخالت ناروای امور و حادثه‌ها در جریان اجرای برنامه، تحقق‌پذیر نمی‌شود، مگر با «مدیریت زمان». به تعبیر دیگر، برای کنترل وقت و جلوگیری از اتلاف آن، باید بنگریم که:

الف) چگونه باید برای دقایق و ساعات زندگی خود، به درستی برنامه‌ریزی کنیم؟

ب) چگونه برای اجرای آن، جدّیت و اهتمام ورزیم؟

ج) چگونه آفات اجرای برنامه‌ها را بشناسیم و حتی‌المقدور از دخالت بی جای امور و حوادث جلوگیری کنیم؟

بنابراین، با مهارتِ «مدیریت زمان و برنامه‌ریزی»، می‌توان شرایط زندگی را بهبود بخشید و زندگی مطلوب و مفیدی را برای خود رقم زد.

برخی از مزایا و کارکردهای دیگر مدیریت زمان، عبارت است از:

 .1 ایجاد انگیزه و احساس مطلوبیّت و دستیابی به خلاقیّت

2. کاهش اضطراب و فشارهای فکری و روانی

3. ایجاد تعادل میان فعالیت‌های شغلی و زندگی خصوصی

4. موفقیت و تسریع در کسب هدف‌ها

5. ذخیره و کنترل کردن زمان.

ویژگی‌های برنامه‌ریزی

یک برنامه‌ریزی خوب که عبارت است از: «چینش و جایگزینی خردمندانه و آینده‌نگر فعالیت‌ها و نیازمندی‌ها، در ظرف زمان، بر اساس اولویت‌ها و متناسب با توان و خواسته اجرا کننده»، دارای ویژگی‌هایی است که به برخی از آنها در زیر اشاره می‌شود:

1  . جهتگیری به سوی اهداف تعریف شده و تأمین اهداف رفتاری

2  . فراگیری زمانمندِ همه وظایف و فعالیت‌ها و نیازهای لازم بر اساس اولویت‌ها

3  . هماهنگی و تناسب با توانایی‌ها و خواسته‌ها

4  . رعایت بیشترین بهره‌وری و پوشش کامل زمان

 .5  تنوّع و توجّه به نشاط و شادابی و تأمین بهداشت جسم و روح.

آثار برنامه‌ریزی: 

برنامه‌ریزی، آثار بسیاری دارد که پاره‌ای که از مهم‌ترین آنها عبارت است از:

ـ وظایف و کارها و فعالیت‌ها با پیش‌بینی و دقّت خردمندانه انتخاب می‌گردد

ـ خواسته‌ها و نیازها با اولویت، مورد توجّه و گزینش قرار می‌گیرد

ـ بهداشت جسم و روح و میزان توانایی‌های آنها مورد توجّه قرار می‌گیرد

ـ از فرصت‌ها و امکانات، بیشترین استفاده و بهره‌وری می‌شود

ـ عادت‌های مفید، ایجاد می‌شود و در نتیجه کارها با سهولت بیشتری انجام می‌گیرد

ـ بهره‌وری بیشتر از عمر و توانایی‌ها به دست می‌آید

ـ با انجام دادن پی در پی و بلندمدّت کارها و فعالیت‌ها، آنها مفیدتر و محبوب‌تر می‌شوند

ـ از فرسایش توان و پراکندگی و نگرانی، تشویش و سرگردانی، پیشگیری می‌شود

ـ ارزیابی، بررسی و پیگیری درباره نحوه انجام گرفتن کار و پیشرفت آن ممکن می‌شود.

توجّه به این آثار ـ که ضرورت برنامه‌ریزی را نیز اثبات می‌کنند ـ رسیدن به اهداف تعریف شده را (با استمداد از پروردگار متعال) آسان و ممکن می‌سازد.

مراحل برنامه‌ریزی

برای یک برنامه‌ریزی باید مراحل زیر در نظر گفته شود:

 .1 تعیین اهداف اصلی و فرعی. لازم است به منظور تعیین اهداف اصلی و فرعی و دستیابی به آنها، به نکات زیر توجه شود:

الف) فهرست مقدماتی‌ای از هدف‌ها با توجه به ملاک‌های زیر تهیه شود:

ـ نیازها و توانایی‌ها و علاقه شخصی

ـ خواسته‌ها و نیازهای اجتماع

ـ وظیفه و اهداف فردی

ـ درک صحیح از شرایط فردی و کاری خود.

ب) تنظیم زمان‌بندی دستیابی به اهداف

ج) توجه به بُعد کمّی و کیفی اهداف

 .2 فهرست کردن خواسته‌ها و نیازهای لازم

3 . فهرست کردن وظایف و کارها و فعالیت‌های لازم برای وصول به اهداف

4 . تعیین اولویت‌ها و ارزشگذاری فهرست‌های بالا (با امتیاز دادن به آنها از یک تا پنج)

 .5 زمان سنجی برای هر یک از نیازها و فعالیت‌ها

 .6 چینشِ مهم‌ترین وظایف و کارها و نیازها در ساعات شبانه روز و اوقات هفته و ماه و سال

 .7 اجرای آزمایشی برنامه و تصحیح و تکمیل آن پس از اجرای یک ماهه

 .8 ارزیابی پی درپی برنام.

دو نکته:

 دو نکته‌ای که در موفقیت و توفیق ما در برنامه‌ریزی‌هایمان نقش مؤثر دارند، عبارت‌اند از:

1. شایسته است هر کس برای موفقیت در برنامه‌ریزی و اجرای صحیح آن، با یک یا دو نفر از افراد آگاه و دلسوز، مشاوره داشته باشد و از راهنمایی‌های آنان بهره مند شود. .2 با یاری خداوند متعال و توکّل به او، و با پایداری و پایبندی، به صورتی مصمَّم به اجرای برنامه پرداخته، در صورت تخلّف، برای خود، تنبیه و جریمه و شیوه جبران مناسب در نظر بگیرید.

پیامدهای اتلاف وقت: 

در ذیل به برخی از آفات اخلاقی و رفتاری اتلاف وقت ـ که عمومیت بیشتری دارند ـ اشاره می‌شود؛ باشد که با شناخت آسیب‌ها، در جستجوی راهکارهای درمان برآییم:

الف) علل فردی و درونی: تنبلی و بی‌حوصلگی، بی‌فکری (به خاطر از دست دادن فرصت فکر) و عمل‌زدگی (به خاطر شتاب و مشغولیت دائم به کار)، اهمال‌کاری و واگذاری کار امروز به فردا، شتاب‌زدگی، وادادگی به علّت انحراف از برنامه و بی‌علاقگی، دخالت‌های غیرلازم در کار دیگران، دغدغه‌ها و مشغولیت‌های ذهنی، بی‌ارادگی و سُست تصمیمی، خستگی و دل‌زدگی، پرحرفی و بیهوده‌گویی و بیکاری، ناآشنایی به توانایی‌های خویش و بی‌اعتمادی به آنها، اضطراب و نگرانی و فشارهای روحی و روانی و احساس حسرت دائمی.

ب) علل بیرونی ـ محیطی: تعارف‌های بی‌جا و رودربایستی‌های ناروا، گفتگوی بیش از حد با دوستان و آشنایان، مکالمات تلفنی و مراجعات نابهنگام، مسافرت‌ها و تعطیلات ناحساب.

راهکار درمان: 

برای دور ماندن از این آسیب‌ها، باید به برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی کارها پرداخت. در مدیریت زمان و برنامه‌ریزی جامع‌نگر، تعیین هدف‌ها و اولویت‌های مربوط به کار و درک خواسته‌ها و نیازها و علاقه‌مندی‌ها و طرح‌ریزی راهکارهای اجرای صحیح و متناسب با برنامه، از مهم‌ترین امور به شما می‌رود که با توجّه به آن می‌توان از پیامدهای احتمالی، پیشگیری به عمل آورد، و بدین وسیله، مطمئن گشت که از سرمایه برگشت‌ناپذیر وقت و عمر، استفاده مطلوب انجام می‌گیرد. همواره به خاطر داشته باشید: آن کسی که دو روزش مساوی باشد، زیان‌کار است، و آن که فردایش بدتر از امروز باشد، گرفتار حسرت و پشیمانی، و امّا آن کسی که فردایش بهتر از امروزش باشد، مشمول لطف و رحمت خداوندی است. پس تصمیم بگیرید با برنامه‌ریزی مناسب، و استفاده مطلوب از اوقات خود، ضمن تضمین موفقیّت و سعادت خویش، خود را مشمول لطف و رحمت بی‌پایان خداوندی قرار دهید.